A documentação fiscal e contábil é vasta – e a mesma empresa pode emitir notas fiscais para os clientes enquanto emite o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) para um serviço que contratou.
Que confusão, não é mesmo? A gente explica tudo e deixa claro para você. Há diferenças importantes entre recibo e nota fiscal e ambos têm sua importância em momentos diferentes das transações do negócio.
Fique atento às regras específicas para o seu tipo de empresa: há diferenças para quem é prestador de serviços e para quem tem empresa de comércio. Pense que os órgãos fiscalizadores precisam manter relação com sua empresa, tanto para apurar os impostos quanto para controles econômicos amplos – sim, você faz parte dos dados.
Qual a diferença de recibo e nota fiscal?
A diferença entre recibo e nota fiscal é que o primeiro dá quitação de dívida, atestando o pagamento de serviço ou produto; já a nota fiscal comprova também o direito de posse do bem comercializado – e por isso mesmo é a única que vale para transportes.
Quando a empresa emite uma nota fiscal, ela está transferindo a propriedade do produto adquirido para o comprador. Dessa forma, não existe a possibilidade de se entregar um recibo para formalizar uma venda de produto: faltaria ao comprador um documento comprovando não somente o pagamento, mas lhe permitindo a posse. Quando alguém viaja ao exterior, por exemplo, e precisa demonstrar que está saindo do país com um equipamento legalizado, é exigida a nota fiscal de compra.
É possível que você já tenha se deparado com regras sobre esse assunto quando foi enviar algum tipo de item para outra pessoa distante: os serviços de transporte normalmente exigem uma nota fiscal para você fazer a remessa.
As empresas legalmente registradas passam a emitir notas fiscais, podendo ser de produtos ou serviços (sim, há mais de um tipo de nota fiscal disponível). Como já vimos, no caso de produtos o documento registra a posse do item adquirido, servindo também como registro contábil – o que origina o recolhimento dos impostos. No caso dos serviços, a nota fiscal registra a transação financeira e contábil.
Quem trabalha com vendas de grande volume precisará de um software ou equipamento que permita emitir rapidamente o documento, mas quem trabalha com serviços e não tem necessidade de emissão tão ágil pode utilizar serviços disponibilizados online com facilidade. Muitas prefeituras oferecem, de forma pública, o emissor de nota fiscal para serviços. Informe-se sobre como emitir nota fiscal, conforme o tipo de documento necessário.
O recibo, por outro lado, é um atestado de pagamento, registrando que a transação financeira referente a um serviço ou produto ocorreu corretamente – podendo ser utilizado para comprovar que a dívida foi quitada, por exemplo. Ele também tem valor para apuração de impostos e tributos, para os tipos de transações nas quais a legislação permite que este documento seja utilizado.
Qual é a função do recibo?
O documento chamado de “recibo” é um comprovante, por escrito, de que houve a quitação de uma dívida ou parte dela. Normalmente este tipo de informação vem assinada por quem recebeu o valor, de forma a validar que a transação foi aceita justamente por quem tinha direito ao pagamento.
Profissionais liberais, por exemplo, podem dar recibos dos valores pagos pelos seus clientes como forma válida de acerto. Esses documentos, quando utilizados para finalidade contábil, devem ser mantidos pelo profissional para declaração correta junto à Receita Federal.
Também existe o famoso RPA – Recibo de Pagamento Autônomo. Neste caso, a empresa que contrata um serviço esporádico de um profissional que não possui CNPJ, pode emitir o RPA para formalizar que houve o pagamento correto e quem executou o serviço assina o documento para mostrar que está de acordo.
É muito comum que se utilize RPA para quando se contrata um profissional das áreas de manutenção, por exemplo: um eletricista, um encanador, alguém que fará uma pequena obra na empresa. Todos os tipos de autônomos podem ser pagos por RPA, mas muitos estão emitindo notas fiscais por estarem formalizados como MEI. Nesse caso, valem ambos os documentos.
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